Delegowanie pracownika z Polski do Hiszpanii: Praktyczne porady dla pracodawców oraz działów HR

W dobie globalizacji i integracji europejskiej, coraz więcej polskich firm decyduje się na delegowanie swoich pracowników do innych krajów Unii Europejskiej, w tym do Hiszpanii. Proces ten, mimo że jest częścią wspólnego rynku pracy, wiąże się z różnorodnymi wymaganiami prawnymi i administracyjnymi, zarówno w Polsce, jak i w Hiszpanii. W tym artykule zostaną przedstawione kluczowe aspekty związane z delegowaniem pracowników z Polski do Hiszpanii, podstawy unijnej dyrektywy o delegowaniu pracowników oraz wymogi prawne w Hiszpanii. Choć zawiłości tych przepisów mogą wydawać się przytłaczające, niniejszy przewodnik ma na celu ich uproszczenie w celu skutecznego wykorzystania możliwości, jakie oferuje hiszpański rynek.

Podstawy prawne delegowania pracowników

Proces delegowania pracowników w obrębie Unii Europejskiej regulują przede wszystkim przepisy unijne, w tym dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniająca dyrektywę 96/71/WE dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz rozporządzenie (WE) nr 883/2004 dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

W Hiszpanii delegowanie pracowników do Hiszpanii odbywa się na podstawie ustawy 45/1999 dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług transgranicznych (Ley 45/1999, sobre el desplazamiento de trabajadores en el marco de una prestación de servicios transnacional), która włączyła do hiszpańskiego porządku prawnego dyrektywę 96/71/WE. Ustawa precyzuje obowiązki zagranicznych firm delegujących pracowników do pracy na terytorium Hiszpanii. 

Ryzyko nieprzestrzegania przepisów

• Grzywny i kary: Bezpośrednim skutkiem nieprzestrzegania przepisów mogą być grzywny i kary nałożone przez hiszpańskie władze. Mogą one być znaczne i bezpośrednio wpłynąć na finanse firmy.

• Zakłócenia w działalności: Nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do zakłóceń w działalności firmy. Jeśli hiszpańskie organy stwierdzą, że oddelegowani pracownicy pracują w warunkach niezgodnych z regulacjami hiszpańskimi, może to doprowadzić do wstrzymania projektów lub działalności w Hiszpanii, co doprowadzi do opóźnień i dodatkowych kosztów.

• Uszczerbek na reputacji: Nieprzestrzeganie przepisów może zaszkodzić reputacji firmy, wpływając na relacje biznesowe i przyszłe możliwości.

• Trudności z przyszłymi delegacjami: Poprzednie przypadki nieprzestrzegania przepisów mogą utrudnić przyszłe próby delegowania pracowników do Hiszpanii lub innych krajów UE. Organy administracji mogą bardziej szczegółowo badać zgłoszenia, co prowadzi do dłuższego czasu przetwarzania i potencjalnej odmowy.

Jaki system ubezpieczenia społecznego ma zastosowanie do pracowników zatrudnionych w Polsce czasowo oddelegowanych do pracy na terytorium Hiszpanii?

Zgodnie z przepisami wspólnotowymi, pracownicy przemieszczający się w ramach Unii Europejskiej powinni podlegać jednemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z rozporządzeniami, zasadniczo stosuje się system ubezpieczeń określony przez ustawodawstwo nowego państwa członkowskiego (w omawianym przypadku Hiszpanii), w którym podejmują pracę. Obowiązujące przepisy przewidują jednak pewne odstępstwa w celu uniknięcia niepotrzebnych komplikacji administracyjnych. 

Główne odstępstwo dotyczy utrzymania pracownika w systemie ubezpieczeń społecznych państwa członkowskiego, w którym pracodawca zwykle prowadzi działalność (w tym wypadku Polski), gdy pracownik zostaje wysłany przez firmę do innego państwa członkowskiego - Hiszpanii na określony czas (do maksymalnie 24 miesięcy), pod warunkiem spełnienia określonych warunków, które są szczegółowo opisane poniżej.

Definicja pracownika delegowanego

Zgodnie z postanowieniami rozporządzenie (WE) nr 883/2004 dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, osoba wykonująca pracę najemną w Polsce na rzecz pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swoją działalność i który wysyła tę osobę do wykonywania pracy na jego rzecz w Hiszpanii, nadal podlega ustawodawstwu polskiemu, pod warunkiem, że:

• Przewidywany czas trwania pracy nie przekracza 24 miesięcy oraz

• Osoba ta nie jest wysyłana w celu zastąpienia innej osoby.

Systemy delegowania pracowników mają na celu ułatwienie pracodawcom (i pracownikom) wykonywania pracy tymczasowej w innym kraju. W związku z tym, nie mogą być one wykorzystywane do ciągłego obsadzania stanowisk w przedsiębiorstwach poprzez wielokrotne wysyłanie różnych pracowników na te same stanowiska i w tych samych celach.

Ważne jest zatem, aby w okresie delegowania istniała bezpośrednia relacja między pracodawcą prowadzącym działalność w Polsce, a pracownikiem oddelegowanym do Hiszpanii. Aby można było uznać, że istnieje bezpośrednia relacja między pracownikiem oddelegowanym, a pracodawcą w Polsce musi zostać spełniony szereg przesłanek takich jak odpowiedzialność za zatrudnienie pracownika, kontynuacja obowiązywania umowy o pracę w całym okresie oddelegowania, kontrola nad charakterem wykonywanej pracy czy też obowiązek wynagrodzenia leżący po stronie firmy prowadzącej działalność w Polsce.

Przykłady praktyczne:

• Pracodawca w Polsce czasowo deleguje pracownika od wykonywania pracy w firmie w Hiszpanii. Pracownik zawarł umowę z firmą w Polsce, od której pobiera wynagrodzenie. Jednak w trakcie okresu oddelegowania zawarł kolejną umowę z hiszpańskim pracodawcą, od którego również otrzymuje wynagrodzenie. 

  W powyższej sytuacji w okresie oddelegowania do pracy w Hiszpanii, pracownik ma dwóch pracodawców. Oznacza to, że wynagrodzenie wypłacane przez polską firmę powinno zostać uwzględnione przy określaniu składek na ubezpieczenie społeczne, które należy opłacić w Hiszpanii. 

• Pracodawca w Polsce czasowo wysyła pracownika do wykonywania pracy w firmie hiszpańskiej. Umowa o pracę z polską firmą zostaje zawieszona na okres działalności w Hiszpanii.  Pracownik zawiera umowę o pracę z firmą hiszpańską na czas swojej pracy w Hiszpanii i otrzymuje wynagrodzenie od tej firmy. 

  To nie jest przypadek delegowania, ponieważ w wyniku zawieszenia stosunku pracy nie ma już zastosowania ustawodawstwo państwa wysyłającego. Pracownik podlega ustawodawstwu Hiszpanii.

Czy można oddelegować osobę spoza Unii Europejskiej zatrudnioną w Polsce do pracy w Hiszpanii?

Tak, jeśli legalnie mieszka i pracuje w Polsce, może zostać oddelegowana do pracy w innym kraju UE. 

Wymogi administracyjne

1. Formularz A1: Przed delegowaniem pracownika do Hiszpanii, polski pracodawca musi uzyskać formularz A1 z ZUS, który potwierdza, że pracownik będzie nadal podlegał polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Jest to kluczowy dokument, który trzeba przedstawić hiszpańskim władzom w przypadku kontroli. Po uzyskaniu formularza A1, opłacanie składek w Hiszpanii dla pracowników delegowanych na okres krótszy niż 24 miesiące nie jest konieczne. 

2. Zgłoszenie delegowania: Hiszpańskie przepisy wymagają, aby pracodawca zgłosił fakt delegowania pracownika do właściwego organu odpowiedzialnego za sprawy pracownicze Wspólnoty Autonomicznej Hiszpanii, w której praca ma być świadczona przed jej rozpoczęciem. Obowiązek zgłoszenia obejmuje delegacje trwające dłużej niż 8 dni, z wyjątkiem delegacji realizowanych przez agencje pracy tymczasowej, które są obowiązane do zgłoszenia każdej delegacji, bez względu na czas jej trwania.

Zgłoszenie powinno zawierać następujące dane i informacje:

• Identyfikację firmy delegującej pracownika.

• Adres siedziby i numer identyfikacyjny firmy do celów podatku VAT.

• Dane osobowe i kategoria zawodowa delegowanych pracowników.

• Identyfikację firmy lub firm oraz, w stosownych przypadkach, zakładów pracy, w których delegowani pracownicy będą świadczyć usługi.

• Przewidywaną datę rozpoczęcia i czas trwania delegacji.

• Opis usług, które będą wykonywane przez delegowanych pracowników w Hiszpanii.

• Obowiązek wyznaczenia pełnomocnika prawnego pracodawcy w Hiszpanii, który będzie reprezentował go w sprawach związanych z delegowaniem pracowników. Dane identyfikacyjne reprezentanta, który może byc osobą fizyczną lub prawną. 

Przykładowo w przypadku delegowania pracowników do Katalonii, należy zgłosić taką delegację do Departamentu Przedsiębiorczości i Pracy (Departament d'Empresa i Treball). Zgłoszenie to musi zostać złożone przed oddelegowaniem pracownika i może się odbyć wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu Canal Empresa Presentar comunicaciones de desplazamientos transnacionales . Canal Empresa (gencat.cat) .Obowiązek ten jest kluczowy, aby uniknąć ewentualnych kar administracyjnych i zapewnić zgodność z lokalnym prawem pracy. 

1. Obowiązek wyznaczenia reprezentanta prawnego pracodawcy w Hiszpanii, który będzie reprezentował go w sprawach związanych z delegowaniem pracowników.

2. Legalizacja pobytu i praca: Jeśli delegowanie trwa dłużej niż 90 dni, pracownik może potrzebować rejestracji pobytu w Hiszpanii, co obejmuje uzyskanie numeru identyfikacji obcokrajowca (NIE) oraz, zarejestrować pobyt obywatela UE. 

3. Certyfikat REA: Certyfikat REA (Registro de Empresas Acreditadas) to obowiązkowy dokument dla firm, które działają w branży budowlanej w Hiszpanii. Certyfikat ten jest niezbędny do legalnego prowadzenia działalności na hiszpańskim rynku budowlanym, zarówno dla firm krajowych, jak i zagranicznych, które delegują swoich pracowników do Hiszpanii. Więcej o procesie uzyskania certyfikatu REA dowiesz się w kolejnym artykule: 

Warunki pracy i wynagrodzenia

1. Zasada równego traktowania: Zgodnie z dyrektywą UE, pracownicy delegowani do Hiszpanii muszą być traktowani na równi z pracownikami lokalnymi pod względem minimalnych warunków pracy. Oznacza to, że muszą otrzymywać wynagrodzenie zgodne z hiszpańskimi przepisami, w tym dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, minimalne stawki godzinowe, oraz odpowiednie dodatki za pracę w specyficznych warunkach.

2. Czas pracy: Pracownicy delegowani muszą pracować zgodnie z hiszpańskimi normami dotyczącymi czasu pracy, które obejmują m.in. maksymalny czas pracy, minimalny czas odpoczynku, a także zasady dotyczące pracy w dni świąteczne i weekendy.

3. Świadczenia socjalne: Pracownicy delegowani powinni również mieć zapewniony dostęp do świadczeń socjalnych, takich jak opieka zdrowotna. Dzięki formularzowi A1 pozostają oni ubezpieczeni w polskim systemie, ale mogą korzystać z opieki zdrowotnej w Hiszpanii.

Obowiązki pracodawcy

1. Przestrzeganie lokalnych przepisów: Polscy pracodawcy muszą zapewnić, że warunki zatrudnienia delegowanych pracowników są zgodne z hiszpańskimi przepisami prawa pracy, co obejmuje zarówno kwestie wynagrodzeń, jak i warunki BHP.

2. Dostarczanie niezbędnych informacji: Pracodawca powinien dostarczyć pracownikowi informacje dotyczące jego warunków pracy, w tym szczegóły dotyczące czasu pracy, wynagrodzenia oraz zasad obowiązujących w miejscu delegowania.

3. Monitoring i raportowanie: Pracodawcy są zobowiązani do regularnego monitorowania warunków pracy swoich delegowanych pracowników oraz do raportowania odpowiednim organom w Hiszpanii, jeśli zostanie to wymagane.

Ważne! W związku z koniecznością przestrzegania hiszpańskiego ustawodawstwa w zakresie prawa pracy konieczna jest analiza dokumentów pracowniczych firmy przed rozpoczęciem oddelegowania w celu zagwarantowania, że są one zgodne z przepisami prawa pracy w Hiszpanii. 

Podatki:

Z punktu widzenia prawa podatkowego kluczowe jest ustalenie rezydencji podatkowej pracowników oraz zastosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej między Polską, a Hiszpanią, aby uniknąć podwójnego opodatkowania. Jeżeli pracownik będzie miał spędzić w Hiszpanii ponad 183 dni, pojawią się hiszpańskie zobowiązania podatkowe w związku z uzyskaniem rezydencji podatkowej w Hiszpanii. Konieczne będzie również zgłoszenie tego faktu administracji skarbowej poprzez złożenie formularza 147 (modelo 147). 

Delegowanie pracowników z Polski do Hiszpanii to proces, który wymaga ścisłego przestrzegania zarówno polskich, jak i hiszpańskich przepisów prawa pracy. Kluczowym elementem jest zapewnienie, że pracownicy delegowani będą traktowani na równi z lokalnymi pracownikami pod względem wynagrodzenia i warunków pracy. Pracodawcy muszą również zadbać o spełnienie wszystkich wymogów administracyjnych, w tym uzyskanie odpowiednich dokumentów, takich jak formularz A1, oraz zgłoszenie delegowania do hiszpańskich urzędów. Przestrzeganie tych zasad pozwoli uniknąć potencjalnych problemów prawnych i gwarantuje sprawne funkcjonowanie procesu delegowania. 

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat kompleksowego pakietu obsługi oddelegowań pracowników do Hiszpanii? Nie wahaj się skontaktować, aby uzyskać profesjonalne wsparcie.