Rejestracja do VIES w Hiszpanii - co musisz wiedzieć?

Jeżeli prowadzisz firmę w Hiszpanii i planujesz współpracę z kontrahentami z innych krajów Unii Europejskiej, prawdopodobnie spotkasz się z koniecznością rejestracji w systemie VIES. To krok, który wielu przedsiębiorców pomija na początku działalności, a który w praktyce ma ogromne znaczenie - zarówno podatkowe, jak i biznesowe.

Czym jest VIES?

VIES (VAT Information Exchange System) to unijna baza danych, dzięki której można sprawdzić, czy dana firma jest zarejestrowana do rozliczeń wewnątrzwspólnotowych i czy ma prawo do wystawiania faktur bez VAT w transakcjach na terenie UE.

Przykład z praktyki:

• Firma hiszpańska sprzedaje towary do firmy z Niemiec - jeśli obie są zarejestrowane w VIES, transakcja może być wystawiona bez hiszpańskiego VAT.
  
  

• Dwie firmy działające w Hiszpanii - niezależnie od tego, czy widnieją w VIES, faktura zawsze musi zawierać hiszpański VAT.
  

Dlaczego rejestracja jest istotna?

• Umożliwia stosowanie zwolnienia z VAT w transakcjach wewnątrzunijnych.
  
  

• Chroni firmę przed zarzutami ze strony urzędu skarbowego o nieprawidłowe rozliczanie VAT.
  
  

• Buduje wiarygodność w oczach zagranicznych kontrahentów - wielu z nich sprawdza potencjalnych partnerów w systemie VIES zanim rozpocznie współpracę.
  

Jak wygląda procedura w Hiszpanii?

Zgłoszenie odbywa się poprzez formularz 036, gdzie zaznacza się m.in. chęć wpisu do Rejestru Operatorów Wewnątrzwspólnotowych. W praktyce hiszpańskie organy podatkowe bardzo dokładnie weryfikują zgłoszenia:

• sprawdzają, czy firma faktycznie prowadzi działalność,
  
  

• często przeprowadzają kontrolę pod adresem siedziby (fizyczna wizyta inspektora),
  
  

• mogą odmówić wpisu, jeśli nie udokumentujesz realnych planów transakcji wewnątrzunijnych.
  

Co więcej, wpis do VIES nie jest przyznawany raz na zawsze - jeśli urząd uzna, że firma nie prowadzi żadnych transakcji unijnych, może zostać z systemu usunięta.

NIF, a numer VAT

Każda firma w Hiszpanii otrzymuje NIF (Número de Identificación Fiscal) – odpowiednik polskiego NIP.
Dopiero po rejestracji w VIES numer ten zyskuje status numeru VAT-UE i na fakturach powinien być prezentowany w formacie: ES + numer NIF.

Jak możemy pomóc?

Wspieramy  przedsiębiorców w Hiszpanii w sprawach podatkowych i prawnych. Rejestracja do VIES to jedna z procedur, w której często pojawiają się problemy - od odmów urzędu, przez opóźnienia, po błędne interpretacje różnicy między NIF a numerem VAT.

Dzięki doświadczeniu:

• przeprowadzimy Twoją firmę przez cały proces rejestracji,
  
  

• przygotujemy dokumentację tak, aby zwiększyć szanse na akceptację,
  
  

• doradzimy, kiedy rejestracja ma sens, a kiedy można jej uniknąć.
  

Jeśli prowadzisz firmę w Hiszpanii i planujesz współpracę z kontrahentami w UE, skontaktuj się pomożemy w bezpiecznym i sprawnym uzyskaniu numeru VAT-UE w systemie VIES.