VeriFactu w Hiszpanii - nowe obowiązki fakturowania od 2026 roku

Nowy system fakturowania w Hiszpanii - czym jest VeriFactu?

Hiszpańska administracja podatkowa przygotowuje się do wprowadzenia istotnej zmiany, która dotknie zdecydowaną większość przedsiębiorców działających na Półwyspie Iberyjskim. Od 1 stycznia 2026 roku zacznie obowiązywać system VeriFactu, stworzony w celu zwiększenia przejrzystości obrotu gospodarczego oraz ograniczenia zjawiska oszustw podatkowych. Zmiana ta wynika z rozporządzenia Real Decreto 1007/2023 i w praktyce oznacza, że fakturowanie w Hiszpanii będzie musiało odbywać się w oparciu o oprogramowanie spełniające bardzo restrykcyjne wymogi techniczne.

Jak działa VeriFactu i jakie wprowadza zmiany?

Sednem nowego systemu jest pełna weryfikowalność każdej wystawionej faktury. Każdy dokument będzie musiał zawierać kod QR, który pozwoli na natychmiastową weryfikację w systemie skarbowym, a faktury zostaną powiązane ze sobą w sposób uniemożliwiający ich późniejszą modyfikację lub usunięcie. W praktyce tworzy się tak zwany łańcuch kryptograficzny, dzięki któremu każda zmiana pozostawia ślad i nie może zostać ukryta. Dodatkowo każde zdarzenie związane z fakturą - jej wystawienie, anulowanie czy korekta  zostanie zapisane w rejestrze zdarzeń, którego nie można ani zmienić, ani usunąć. To oznacza, że administracja podatkowa będzie miała wgląd w cykl życia każdej faktury w czasie rzeczywistym.

Kogo obejmą przepisy VeriFactu w Hiszpanii?

Obowiązek stosowania systemu VeriFactu obejmie nie tylko spółki hiszpańskie i osoby samozatrudnione, ale również wiele podmiotów zagranicznych, które wystawiają faktury na terytorium Hiszpanii, posługując się hiszpańskim numerem NIF. Wyłączone z nowych regulacji pozostaną jedynie te firmy, które już dziś objęte są systemem SII, czyli elektronicznym przekazywaniem danych o fakturach w czasie rzeczywistym, stosowanym w przypadku podmiotów o obrotach przekraczających 6 milionów euro rocznie. Dla pozostałych przedsiębiorców, a więc głównie małych i średnich firm nowe przepisy staną się codziennością.

Kary za brak dostosowania do VeriFactu

Konsekwencje braku dostosowania do VeriFactu mogą być poważne. Wystawianie faktur w systemach, które nie spełniają wymogów technicznych, może skutkować ich zakwestionowaniem podczas kontroli skarbowej. Organy podatkowe będą mogły nakładać kary za używanie oprogramowania niezgodnego z prawem, a brak pełnej ścieżki weryfikacji stanie się poważnym problemem w przypadku audytu. Innymi słowy, korzystanie z dotychczasowych, prostych narzędzi do fakturowania, które nie są przygotowane na nowe wymogi, stanie się ryzykowne i potencjalnie kosztowne.

Jak przygotować firmę do VeriFactu?

Największym wyzwaniem, przed którym staną przedsiębiorcy, będzie dostosowanie używanego oprogramowania do nowych realiów. Firmy będą zmuszone poszukiwać dodatkowych narzędzi integracyjnych lub wdrażać nowe systemy. Proces ten wymaga nie tylko decyzji technicznych, lecz także analizy podatkowej i prawnej, ponieważ każda pomyłka może oznaczać nie tylko opóźnienia w działalności, ale również sankcje ze strony administracji.

Jeżeli prowadzisz działalność w Hiszpanii i chcesz dowiedzieć się, jak system VeriFactu wpłynie na Twoją firmę, warto skonsultować się  już teraz. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu można uniknąć problemów i zapewnić sobie spokój w relacjach z administracją podatkową, kiedy nowe przepisy wejdą w życie.