Veri*factu, a SII w Hiszpanii - najważniejsze różnice, obowiązki i wybór najlepszego systemu dla Twojej firmy

Nowa era elektronicznego nadzoru podatkowego w Hiszpanii

Hiszpańska administracja skarbowa od lat zmierza w stronę pełnej digitalizacji procesów podatkowych. Po wprowadzeniu systemu SII, który zrewolucjonizował sposób raportowania danych o fakturach VAT, przyszedł czas na kolejny krok -  wdrożenie Veri*factu, nowego standardu fakturowania elektronicznego, który zacznie obowiązywać już od 2026 roku.

Dla wielu przedsiębiorców, w tym polskich firm działających w Hiszpanii, nowe regulacje oznaczają konieczność nie tylko dostosowania oprogramowania do rygorystycznych wymogów technicznych, ale również zrozumienia, czym różni się Veri*factu od obowiązującego już systemu SII oraz jaki model będzie w praktyce bardziej korzystny.

Czym jest Veri*factu?

Veri*factu to system, który ma zagwarantować pełną autentyczność, integralność i weryfikowalność każdej faktury wystawianej w Hiszpanii. W praktyce oznacza to, że każde oprogramowanie używane do fakturowania będzie musiało spełniać bardzo restrykcyjne wymogi techniczne, zapewniające, że żadna faktura nie zostanie zmodyfikowana ani usunięta po wystawieniu.

Oprogramowanie zgodne z Veri*factu może przekazywać dane do AEAT automatycznie w chwili wystawienia faktury lub na żądanie organu. Dostawcy systemów będą zobowiązani do złożenia deklaracji odpowiedzialności, potwierdzającej, że ich produkt spełnia wymogi określone w Real Decreto 1007/2023 oraz Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal.

Terminy wdrożenia:

• 1 stycznia 2026 r. – spółki S.A. i S.L. (poza systemem SII).

• 1 lipca 2026 r. – pozostałe przedsiębiorstwa i autónomos.

Więcej szczegółów o funkcjonowaniu systemu znajdziesz artykule:

SII - elektroniczne raportowanie faktur do AEAT

System SII (Suministro Inmediato de Información) działa w Hiszpanii od 2017 roku i stanowi narzędzie do elektronicznego przesyłania danych o fakturach bezpośrednio do AEAT. W przeciwieństwie do Veri*factu, nie wpływa on na sposób wystawiania faktur, lecz na sposób raportowania informacji o nich w ramach rozliczeń VAT.

Obowiązek stosowania SII dotyczy największych podmiotów - firm o rocznych obrotach przekraczających 6 milionów euro, grup VAT oraz przedsiębiorstw korzystających z systemu zwrotów miesięcznych (REDEME). Wymaga on, by przedsiębiorcy przekazywali dane o fakturach sprzedaży i zakupów praktycznie w czasie rzeczywistym. Faktury sprzedaży muszą być zgłoszone w ciągu czterech dni od wystawienia, a faktury zakupowe - w ciągu czterech dni od ich zaksięgowania. Ostateczny termin przesyłania danych to 16. dzień miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.

SII nie tylko usprawnił kontrolę podatkową, ale także ograniczył obowiązki formalne - przedsiębiorcy korzystający z systemu nie muszą już składać deklaracji 347, 340 ani 390. Jednocześnie jednak system wprowadza wysokie wymagania organizacyjne i techniczne, a każdy błąd lub opóźnienie w raportowaniu może skutkować sankcjami.

Różnice między Veri*factu, a SII - podobne cele, inne podejście

Choć oba systemy mają ten sam cel - zwiększenie transparentności i ograniczenie oszustw podatkowych, różnią się zakresem działania oraz zakresem obowiązków dla przedsiębiorców. Veri*factu koncentruje się na bezpieczeństwie procesu fakturowania, weryfikowalności i niezmienności danych, podczas gdy SII skupia się na raportowaniu informacji o transakcjach VAT.

Veri*factu dotyczy zatem wszystkich podmiotów wystawiających faktury, z wyjątkiem tych, które już korzystają z SII lub systemu TicketBAI w Kraju Basków. W SII obowiązek spoczywa wyłącznie na dużych firmach i grupach podatkowych.

Różni się również sposób komunikacji z AEAT: w Veri*factu dane mogą być przesyłane automatycznie w momencie wystawienia faktury lub na żądanie organu, natomiast w SII obowiązuje ścisły termin czterech dni kalendarzowych na przekazanie informacji.

Innymi słowy, Veri*factu to system zabezpieczający proces wystawiania faktur, a SII to system raportowania rozliczeń VAT w czasie rzeczywistym. Oba modele są wobec siebie wykluczające - przedsiębiorstwo nie może stosować ich równolegle.

Czy można uniknąć Veri*factu, wybierając SII?

W teorii tak. Przepisy Real Decreto 1007/2023 wyłączają z obowiązku stosowania Veri*factu przedsiębiorstwa, które już prowadzą księgi VAT w trybie SII. W praktyce jednak decyzja o przejściu do SII nie jest prosta - system ten nakłada bowiem dużo większe obowiązki w zakresie bieżącego raportowania i wymaga zaawansowanej infrastruktury informatycznej.

Dla dużych podmiotów o wysokich obrotach SII może być korzystnym rozwiązaniem - pozwala na szybsze zwroty VAT i automatyczne dopasowanie danych. Dla małych i średnich przedsiębiorstw natomiast, wdrożenie SII może oznaczać nadmierne obciążenie administracyjne i techniczne. W takich przypadkach Veri*factu jest rozwiązaniem prostszym i mniej kosztownym, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z przepisami podatkowymi.

Jak przygotować firmę do zmian w 2026 roku?

Przedsiębiorcy powinni już dziś rozpocząć przygotowania do nadchodzących zmian. Pierwszym krokiem powinien być audyt obecnego oprogramowania fakturowego - należy sprawdzić, czy spełnia ono wymogi określone w Real Decreto 1007/2023. Kolejnym etapem jest decyzja o wyborze systemu - czy firma pozostanie w klasycznym modelu fakturowania, dostosowanym do Veri*factu, czy też zdecyduje się na pełne wdrożenie SII.

Nie można też zapominać o aspektach praktycznych: konieczne będzie przeszkolenie personelu, dostosowanie procesów księgowych oraz zapewnienie bezpiecznej komunikacji z AEAT.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Hiszpanii i chcesz przygotować swoją firmę na wejście w życie Veri*factu lub rozważasz przejście do SII, skontaktuj się.