Zatrudnienie pracownika w Hiszpanii bez zakładania spółki – praktyczny przewodnik dla polskich firm

Coraz więcej polskich przedsiębiorców rozważa zatrudnienie pracowników w Hiszpanii. Nie zawsze jednak opłaca się zakładać spółkę czy oddział  szczególnie gdy chodzi o pojedynczego pracownika lub projekt czasowy. Prawo hiszpańskie daje możliwość legalnego zatrudnienia osób na miejscu bez konieczności tworzenia spółki.

Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak wygląda proces,

1. Rejestracja firmy zagranicznej w Hiszpanii

Pierwszym etapem jest uzyskanie numeru identyfikacji podatkowej NIF (Numer de Identificación Fiscal), zaczynającego się od litery „N”  oznaczającej nierezydenta. Wymaga to przedstawienia:

• odpisu z polskiego KRS z klauzulą Apostille,

• aktu założenia spółki,

• kopii paszportu osoby powołanej do reprezentowania spółki
  
  

• tłumaczenia przysięgłego dokumentów na język hiszpański.
  
  

Następnie składa się formularz Modelo 036 w hiszpańskiej administracji skarbowej. Wskazuje się w nim dane spółki, adres do doręczeń, przedstawiciela i cel rejestracji (zatrudnienie pracownika w Hiszpanii).

2. Otwarcie konta bankowego w Hiszpanii

Posiadanie rachunku bankowego jest niezbędne, ponieważ to z niego automatycznie pobierane są składki na ubezpieczenia społeczne i odprowadzane zaliczki na podatek dochodowy. Konto można otworzyć również zdalnie, bez konieczności przylotu do Hiszpanii, a dostęp do bankowości elektronicznej przychodzi bezpośrednio na telefon.

3. Profil zaufany - klucz do komunikacji z urzędami

Po uzyskaniu NIF możliwe jest wystąpienie o Certificado Digital – elektroniczny certyfikat, który umożliwia komunikację z hiszpańskimi instytucjami. Dzięki niemu można m.in. zgłaszać zatrudnienie online, podpisywać dokumenty elektronicznie i sprawdzać status podatkowy firmy.

4. Rejestracja pracownika w SEPE i Seguridad Social

Przed podpisaniem umowy pracownik może zarejestrować się w urzędzie pracy (SEPE) i uzyskać kartę poszukującego zatrudnienia (DARDE). Daje to dostęp do programów wsparcia i ulg dla pracodawcy. Równolegle pracownik powinien posiadać numer ubezpieczenia społecznego (Número de la Seguridad Social).

5. Sporządzenie umowy o pracę

Umowy o pracę w Hiszpanii są w dużej mierze regulowane przez przepisy oraz układy zbiorowe (Convenios Colectivos). To jednak nie zwalnia z obowiązku ich prawidłowego przygotowania. Ważne jest, aby ustalić m.in. kategorię zawodową, właściwy układ zbiorowy i sposób rozliczenia wynagrodzenia. Warto pamiętać, że w Hiszpanii punktem odniesienia jest wynagrodzenie brutto roczne, a nie miesięczna pensja netto – co bywa zaskakujące dla polskich firm.

6. Zgłoszenie zatrudnienia w Seguridad Social

Ostatnim etapem jest formalne zgłoszenie pracownika do systemu ubezpieczeń społecznych. To ta czynność, a nie sam podpis na umowie, stanowi faktyczny moment rozpoczęcia stosunku pracy. Od tego dnia naliczane są składki, które opłacane są co miesiąc.

Dlaczego warto powierzyć nam ten proces?

Choć w teorii procedura wygląda prosto, w praktyce wiąże się z wieloma niuansami prawnymi i podatkowymi. Niedopatrzenia np. błędne zgłoszenie, brak odpowiednich dokumentów czy opóźnienia  mogą skutkować problemami w relacjach z administracją oraz dodatkowymi kosztami.

Oferujemy kompleksowe wsparcie dla firm, które chcą zatrudniać pracowników w Hiszpanii. Pomagamy w:

• uzyskaniu NIF dla firmy zagranicznej,
  

• otwarciu konta bankowego w Hiszpanii,
  

• uzyskaniu certyfikatu cyfrowego,
  

• rejestracji pracowników i sporządzeniu umów o pracę,
  

• bieżącym doradztwie prawnym i podatkowym dla przedsiębiorców działających w Hiszpanii.
  

 Jeśli planują Państwo zatrudnienie pracownika w Hiszpanii, zapraszamy do kontaktu. Zadbamy o wszystkie formalności i zapewnię, aby proces przebiegł zgodnie z prawem.